Der Projekt- oder Prozess-Rahmen bildet die Bühne für das zielführende Zusammenspiel der Daten. Der Informationsmanager folgt hierzu einen zentrales Methodenmodell, das als Instrumentarium situations- und maßnahmenspezifisch angewendet wird – vergleichbar mit einer Inszenierung oder einem professionellen Staging.
Die fallbezogene Komposition bzw. Choreografie schafft die Grundlage für die Strukturierung, Vernetzung und Nutzung aller relevanten Informationen und Arbeitsergebnisse. Gleichzeitig stellt sie die Einhaltung vertraglicher, organisatorischer und normativer Vorgaben für die Zusammenarbeit der eigentlichen Akteure sicher – vergleichbar mit den Musikern und Interpreten eines Orchesters.
Das von mir als Exchange Information Model (EIM) bzw. Implementation Model beschriebene Werkzeug bildet dabei das zentrale Bindeglied des Informationssystems. Es verbindet die Informationsanforderungen vor, während und nach dem Projekt dauerhaft mit kaufmännischen Grundlagen (ERP, AVA) sowie dem Beziehungsmanagement (CRM/XRM).
Der Exchange Information Manager beziehungsweise Communication Manager integriert und koordiniert die unterschiedlichen Datenökosysteme eines Projekts mit den Datenbeständen des Asset-Eigentümers einerseits und den Unternehmensprozessen andererseits.
Dabei befähigt und unterstützt er die Akteure (Menschen), ihre Beiträge (Ressourcen) innerhalb eines gemeinsamen Datenökosystems (Technologie) fachlich, sachlich und termingerecht bereitzustellen sowie die vorgesehenen Anwendungsfälle und Prozesse erfolgreich umzusetzen.
Lösung = Mensch + Prozess + Technologie
Der Übergang zwischen den Linien- und Unternehmensprozessen der Auftraggeberorganisation einerseits sowie den wertschöpfenden Kernprozessen eines Projekts andererseits stellt eine der zentralen Herausforderungen des Informationsmanagements dar. Ursache hierfür ist der kontinuierliche Wechsel der Perspektive zwischen Betrieb und Projekt.
Deshalb spreche ich im Zusammenhang mit AIR, PIR, OIR und EIR lieber von:
Asset Inventory
Project (Process) Iteration
Organizational Integration
Exchange (Requirement) Implementation
Verantwortung und Vertrauen als Grundlage des Informationsaustauschs
Die entscheidenden Elemente eines erfolgreichen Informationsaustauschs sind Verantwortung und Vertrauen.
Jeder Prozess, der darauf abzielt, aus vorhandenen oder zu beschaffenden Ressourcen Mehrwert zu generieren, basiert letztlich auf der Übertragung von Verantwortung an andere Akteure. Diese Verantwortung wird im Vertrauen darauf delegiert, dass die erwartete Leistung zielgerichtet erbracht und die angestrebte Wertschöpfung erreicht wird.
Dabei sollte nicht vergessen werden: Kompetente und verantwortungsbewusste Menschen handeln auch ohne permanente Kontrolle, übermäßige Reglementierung oder ständige Anreizsysteme zielführend und professionell.
Informationsmanagement priorisiert daher die Dokumentation der Verantwortungsübernahme – nicht die Vorwegnahme gegenseitigen Misstrauens durch überbordende Nachweis- und Kontrollmechanismen.
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Digitale Information + Kommunikation = Dokumentation
Erst wenn dieser Grundsatz auf Verantwortung statt auf Misstrauen basiert, wird Projektdokumentation zu einem nachhaltigen Daten-Asset und zu einer wertvollen Grundlage für zukünftige Geschäftsprozesse.
Datenqualität als Voraussetzung für KI und Digitalisierung
Nur konsequent vernetzte Daten – basierend auf Semantik und Ontologie – schaffen die Grundlage für nachhaltige KI-Anwendungen, effiziente Schnittstellen, automatisierte Prozesse und belastbare Nachweise.
Dabei stehen insbesondere zwei Herausforderungen im Fokus:
1. Beherrschbarkeit der Struktur
Redaktionelle Kontrolle, Klassifizierung, Indizierung und Versionierung von Inhalten werden angesichts einer Vielzahl heterogener Datenquellen und komplexer Informationsbedarfe zur Kernaufgabe.
2. Regel- und Vertragskonformität
Einzelanforderungen, Standards und Vorgaben ändern sich kontinuierlich. Die Herausforderung besteht darin, diese Änderungen konsistent über komplexe, teilweise verschachtelte Anforderungsstrukturen hinweg umzusetzen und dabei die nachweisbare Vertragskonformität sicherzustellen.
Wer bereits versucht hat, komplexe Unternehmensstandards in Multi-Projekt-Umgebungen auszurollen, kennt die Problematik – insbesondere dann, wenn Änderungen in einer Vielzahl kopierter Word- und Excel-Dateien nachgeführt werden müssen.
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Die Lösung liegt nicht allein im Einsatz geeigneter Werkzeuge, sondern vor allem in einem professionellen Kommunikations- und Informationsmanagement – und zwar ausdrücklich auch jenseits der BIM-Methode!
Die Rolle des Informations- oder Kommunikations-Managers und dessen Werkzeuge sind leider neben dem BIM-Management teils nur unzeireichend etabliert, obwohl 'Exchange Information Requirements' auch jenseits von BIM-Modellen, Bestandteil der Normung gemäß ISO 19650 sind.
Eine einfache Regel mit weitreichenden Folgen
Um zu verdeutlichen, dass Informationsmanagement weit über BIM-Modelle hinausgeht, sollte folgende Regel verinnerlicht werden:
Behandle jede Information und jedes Dokument wie Geld.
Denn der Verlust, die Verschwendung oder die fehlerhafte Verwendung finanzieller Ressourcen wird von allen Beteiligten missbilligt. Für Informationen muss derselbe Maßstab gelten.
Das bedeutet:
Jeder Inhalt und jede Information – unabhängig davon, ob BIM-Modell, Dokument, Datenbankeintrag oder Nachricht – ist als semantisch strukturierter Beitrag zur Wertschöpfung zu verstehen.
Erst auf dieser Grundlage können Systeme für Anforderungs-, Kommunikations- und Informationsmanagement technische Brücken schlagen und einen vertragskonformen, nachvollziehbaren und effizienten Informationsaustausch ermöglichen.
Wo liegen die Chancen Integrierter Projektabwicklungsmodelle (IPA) oder PD)?
Neue, konsequent auf Kollaboration, Integration und gemeinsame Wertschöpfung ausgerichtete Projektabwicklungsmodelle wie IPA (Integrierte Projektabwicklung) oder IPD (Integrated Project Delivery) schaffen ideale Voraussetzungen für eine lebenszyklusübergreifende Digitalisierung. Dies betrifft nicht nur Planung und Realisierung, sondern ebenso Beratung, Plattformbetrieb, Qualitätsmanagement, Support und den späteren Anlagenbetrieb.
Da IPA bewusst auf Verantwortung, Transparenz und Vertrauen setzt, erleichtert diese Projektform die Einführung gemeinsamer Informations- und Kommunikationssysteme erheblich. Die Beteiligten profitieren dabei nicht nur von organisatorischen Synergien, sondern auch von einer deutlich höheren Datendurchgängigkeit. Dadurch entstehen neue Potenziale für automatisierte Auswertungen, nachvollziehbare Entscheidungsprozesse und nachhaltige KI-Anwendungen entlang des gesamten Lebenszyklus.
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Trotz einer optimierten und idealerweise weitgehend claim-freien Projektabwicklung bleibt die Informationsaufbereitung für den Betrieb eine zentrale Aufgabe - denn auch in IPA-Projekten müssen betriebsrelevante Informationen systematisch ergänzt und projektbezogene Informationen vor der Übergabe an den Betrieb zielgerichtet konsolidiert werden. Diese Anforderungen dürfen jedoch nicht erst zum Projektende betrachtet werden.
Die Weichen hierfür werden bereits während der Initialisierung, der Implementierung und der Projektplanung gestellt, indem die erforderlichen Betriebsinformationen für Bauwerke und Services definiert, strukturiert und kontinuierlich fortgeschrieben werden.
Mit geeigneten Plattformen und Informationssystemen können dabei – anders als heute vielfach üblich – sämtliche Informationen, Beziehungen und Entscheidungsgrundlagen über den gesamten Lebenszyklus hinweg erhalten bleiben. Projektbezüge gehen nicht verloren, während gleichzeitig durch geeignete Berechtigungs- und Sicherheitskonzepte unerwünschte Einsichten in schützenswerte Informationen verhindert werden können.
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Dabei sollte klar sein, dass sich PIM (Project Information Model) und AIM (Asset Information Model) nicht gegenseitig ablösen. Vielmehr ergänzen sie sich zyklisch und kontinuierlich. Es erfolgt lediglich ein nutzungsabhängiger Perspektivwechsel, bei dem sich die Prioritäten zwischen projektbezogenen Wertschöpfungsprozessen und betrieblichen Linienprozessen verschieben.
Wer Anforderungsmanagementsysteme oder Exchange- bzw. Requirement-Information-Modelle (EIM/RIM) implementiert, wird zwangsläufig auf diesen Zusammenhang stoßen. Die eigentliche Herausforderung liegt nicht in der Trennung von Projekt- und Betriebswelt, sondern in ihrer nahtlosen Verbindung.
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Gerade diese Durchgängigkeit über den gesamten Lebenszyklus eröffnet erhebliche Mehrwerte für Auftraggeber, Betreiber und Eigentümer. Besonders in Verbindung mit modernen PLM-Plattformen, Data-Warehouses und KI-Agenten entstehen neue Möglichkeiten für Transparenz, Automatisierung und datenbasierte Entscheidungsunterstützung. Datendurchgängigkeit und Integration sollten daher bereits in frühen Projektphasen als strategische Ziele verankert und methodisch im Projektmanagement berücksichtigt werden.
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Gleichzeitig bleibt die Rolle erfahrener Brückenbauer unverzichtbar.
Gemeint sind Menschen, die zwischen fachlichen Anforderungen, organisatorischen Interessen und digital nachvollziehbaren Fakten vermitteln können. Sie wirken an den Schnittstellen zwischen Unternehmens-, Kern- und Unterstützungsprozessen, moderieren unterschiedliche Perspektiven und sorgen dafür, dass aus Daten tatsächlich nutzbares Wissen entsteht. Denn auch im Zeitalter von KI gilt: Transparenz und Fakten allein erzeugen noch keine Sinnhaftigkeit.
Wir verstehen Management mehr als Coachingaufgabe denn als harte Führung und Kontrolle der Fachleute. Ein Coach ist zugewandtes, zuversichtliches und bisweilen enthusiastisches Vorbild mit Innovationskraft und unparteiischer Analysefähigkeit. Er muss andere auf Grundlage seines eigenen Erfahrungsschatzes befähigen und großzügig fördern, ohne sich selbst ins Rampenlicht zu stellen.
Der methodische Werkzeugkasten der Informationsarchitektur und des Kommunikationsmanagements
Kollaborative Datenlieferung (#CDE)
Integrierte Informationsmodelle (#Choreografie)
Anwenderzentriertes Kommunikationsmanagement (#Staging)
Konsequentes Qualitätsmanagement (#Controlling)
Zielführende Dokumentation (#Documentation)
Fazit: Es besteht Handlungsbedarf!
Die Branche steht vor tiefgreifenden Veränderungen. Leistungsfähige PLM-Systeme, Data-Warehouse-Lösungen und KI-Agenten werden künftig eine Transparenz schaffen, die viele klassische Managementaufgaben grundlegend verändert.
Management wird dadurch nicht überflüssig. Überflüssig werden jedoch jene Tätigkeiten, die ausschließlich auf der Kompensation von Informationsdefiziten, Intransparenz oder organisatorischen Silos beruhen. Die Zukunft gehört deshalb nicht einer stärkeren Kontrolle, sondern einer besseren Zusammenarbeit – auf Basis von Verantwortung, Vertrauen und durchgängig nutzbaren Informationen. Nur so kann aus Digitalisierung nachhaltige Wertschöpfung entstehen.